高校工程货物采供过程中的管理问题与改进思路

　　核心提示：从工程货物采供过程管理的事前、事中、事后三个阶段来看，目前，我国高校工程货物采购过程中存在事前采购准备欠充分、事中工作听凭其发展、事后管理责任推他方等问题。笔者结合实际，提出了加强业务知识学习、充分做好采购准备;增强全程规章约束、监督履行岗位职责;强化采购预期意识、加强工作责任追究三个解决问题、改进工作的对策，为高校工程货物采供管理工作提供了有益借鉴。

　　一、引 言

　　众所周知，一般货物采购供应过程，按其工作内容可分为采购计划编制、采购招标投标、签订采购合同、供货交付验收、售后质量维保几个主要阶段;而按采购时间顺序又大致分为事先、事中和事后三大阶段，其采购过程管理涵盖各个阶段与每个环节、节点。工程货物采购不仅如此，还需考虑具体建设工程项目的设计需求，因此，加强采购过程管理，对于发现问题、纠偏改错(例如监管核查工程铝合金门窗现场实测的生产制作尺寸，还需在安装前查对图纸设计传热系数条件下铝合金门窗配置中空玻璃的中间隔条厚度)意义重大，坚决杜绝合同违约既成事实后不了了之现象的发生，进而确保正确采购工程货物，顺利推进工程建设。我们通过对部分在宁高校当前基建材料设备采购供应管理工作的调查了解，总结出高校工程货物采购过程管理中存在的主要问题，供同行探讨。

　　二、工程货物采供过程管理方面存在的问题

　　(一)事前采购准备欠充分

　　通常建设工程的货物采购供应都是应急事项，采购经办人从得到采购供应计划到供应到位，往往只有短短的十几天，其根本原因在于部分基层工程管理与采购管理人员对采购前期的准备工作重视程度不够。现在一定规模数量的工程货物采购通常需要通过采购招标完成，而标前工作只是简单明确采购计划(数量与规格)而已，其他具体工作均希望招标文件编写人员完成，显然准备不够充分。现在招标采购正常运作的时间从计划到货物到达施工现场一般需要2个月以上。如果采购招标前期准备工作不充分，可能导致采购招标失败或者最终采购而来的产品并不是采购人真正想要的。例如，工程用墙地砖采购项目，标前不仅需要掌握数量，还需要掌握采购产品具体规格、花式与品质定位(强度、光洁度、耐污染等级)等要求。按照国家标准购买瓷质砖、炻瓷砖、细炻砖还是炻质砖?按破坏强度要求各类材质墙地砖的强度下限要求是多少?其地砖厚度要求是≥7.5mm还是<7.5mm?耐污染等级?花色选择?可见标前的准备工作很细、很专业，仅仅写招标采购优质磁砖或抛光砖是无法进行采购招标评标操作的，由此招标采购而来的产品不满足设计要求或与预期相差很大也是必然的。

　　(二)事中工作听凭其发展

　　当工程货物采购合同签订后，是否就与采购人的关系不大了?回答当然是否定的。然而，现在一些高校采购人，习惯在采购合同签订后坐享其成，结果往往有些失望。例如，某高校学生宿舍家具及工程配套壁橱柜采购过程中，就是签订供需合同后等待供应商来现场制作安装。采购合同中明确所用的三聚氰胺装饰面板为某省某森林工业有限公司生产的板材。当工程接近尾声且临近学校开学时，合同供应商才开始制作组装家具及工程配套壁橱柜，这时已很难判断供应商已经下料成为规格材的三聚氰胺饰面板是否为某森林工业有限公司所生产，而是否全部为该公司生产的就更加难以判别，无奈之下采购部门相关人员就不能过分认真计较，只能让合同供应商把家具及配套壁橱柜按时组装起来并保证开学后学生可以使用即可。至于板材生产厂家及产品质量，只好让供应商重新送样检测，获取检测报告，再附上原始的质量保证书便完成采购货物相关质量保证资料的汇集。也不再思考商家追求利益最大化情形下可能进行不利于采购人的原材料选择问题，全部寄希望于供应商凭良心选择使用合格等级以上的原材料(构件)。至于其质量验收的把控方式方法及规范性、科学性也不再讲究。可想而知，该批次定制的学生公寓专用家具及配套壁橱柜最终质量状况并没有预期的那么理想。

　　(三)事后管理责任推他方

　　我们认为工程货物采购的全过程应该包括事前、事中、事后三个阶段，而事后阶段一般是货物采购交付至其质量保证期限结束的一段时间。现在通常的情形是：基建工程货物采购到位后，首先交付给工程施工单位使用，从这时开始，其工程货物的售后服务就开始了，工程货物的正常维护、保养，货物自身的质量问题一般由货物供应商负责解决，在这一阶段，似乎与采购经办人没有什么关系，要么是供应商的事，要么是终端用户的事，要么是工程项目物业管理部门的事，表面上看采购经办人只是终端使用者、物业管理者、供应者这三者间的联系人角色，其实他是参与工程货物供应的主要管理参与者。采购货物交付后把所有事后管理责任都推给其他方，是缺少工作担当的一种表现。例如，电梯采购项目(现在从安装验收交付至质保期结束会有1～2年时间)的事后管理工作，习惯做法都是由终端用户使用与维护、报修与报检，采购单位只负责提供相关电梯的采购合同与质保资料。在质保期内遇到问题，终端用户也很少找采购单位，一般都是直接报修或自行解决。因此，在部分采购经办人的概念里也存在工程货物采购事后管理方面的问题都应该属于其他方的肤浅认识。但是我们认为作为工程货物供应的主要管理参与者，尤其在工程货物交付后的质保期时间内，在管理过程中发现的问题还应该由采购部门或其经办人依据采购供需合同来全权处理的，终端用户只是协助配合采购单位或其经办人来完成。

　　三、探究改进管理工作解决实际问题的思路

　　(一)加强业务知识学习、充分做好采购准备