行政主管：律师事务所的一道靓丽风景线

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行政主管：律师事务所的一道靓丽风景线 (2007-03-19 18:13:13)

行政主管：律师事务所的一道靓丽风景线

——访“北京市2006年度律师事务所优秀行政主管”郭文汇
本刊记者 大李

     2007年3月2日，北京市律师协会召开了行政主管联谊会总结表彰大会，旨在总结行政主管联谊会2006年工作，表彰先进。来自全市律师事务所的一百余名行政主管、律协律师事务所管理指导委员会部分委员和北京市部分区司法局公律科的有关人员参加了本次会议。北京市律师协会会长李大进到会并讲话，副会长彭雪峰介绍了2007年行政主管联谊会工作安排，律师事务所管理指导委员会主任王隽全面总结了行政主管联谊会2006年的工作。市司法局律管处副处长王文锦作了简短发言。与会领导为北京市律师协会行政主管联谊会中的41位优秀行政主管颁发奖牌和证书之后，4位获奖代表发表了获奖感言。
    感言至深至真，从不同角度反映出了行政主管“明确职责”、“爱岗用心”的工作状态和工作热情，从中也显突出了行政主管在律师事务所的管理中所发挥的重要的中枢作用。那么在实际工作中，行政主管究竟应该如何为自己定位？怎样才能成为一名称职、优秀的行政主管呢？为此，记者采访了荣获“北京市2006年度律师事务所优秀行政主管”奖项的北京市安理律师事务所行政主管郭文汇。
    记者：行政主管在律师事务所的管理中发挥着至关重要的中枢作用，是联系律师和律师事务所、律师事务所和律师协会的桥梁和纽带，是律师事务所乃至整个律师业不可替代的重要组成部分，你初任这一职时，你对这个岗位的印象如何呢？
   郭文汇：自2002年起，我一直在安理所担任行政主管一职，至今已有四年之久。在这四年间，我经历了安理所的成长、发展的过程，在与安理共同成长、共同进步的同时，我收获了许多。去年，我有幸加入律所行政主管联谊会，在与同行的交流沟通中，使我学到了许多优秀的管理经验以及科学的管理方法。
   作为行政主管，刚开始在律所工作时，也有些困惑，不能给自己一个很好地工作定位，工作方向不明确，杂事琐事多而繁重，而且在律所中所处的位置十分“微妙”，总有种像“管家”一样的感觉。时至今日，经过不断的学习与努力，我越来越清晰地认识到行政主管在律所整体工作中的重要性。
   记者：要做好律师事务所行政管理工作，首先应对行政主管工作有一个明确的定位。作为安理律师事务所的行政主管，你在给自己定位时，你的亲身感受是什么？
   郭文汇：我的切身体会是，要明确行政主管工作的职能作用。
   我个人认为，行政主管的职责主要包括两大部分：第一、律师事务所的内部事务管理；第二、律师事务所与外部相关部门的联络及相关具体事务的处理。
    其中，内部的日常事务管理又分为以下几项：如：办公室日常行政事务、建立并维护有效的文档管理制度、人事管理、业务培训安排、规章制度的监督执行等等；而律师事务所的外部事务则分为以下几项：完成司法局及律协下达的各项任务、参加司法局及律协组织的会议、处理律所及律师调动、变更、年检事宜。
    在很多时候，我们行政主管都会被合伙人称为“大管家”。其实这个“大管家”是否称职会直接影响到律所整体工作的正常运转。所以，基于此，就需要我们这些行政主管要时刻保持良好的工作状态及工作作风。
    记者：明确了行政主管的工作职责，就要充分发挥其职能作用，使行政管理工作更加有序、有效。因此，如何使行政主管工作富有成效地进行就成了如何成为一名称职、优秀行政主管的关键。对此，能否将你的宝贵经验介绍给读者朋友呢？
    郭文汇：我认为应当做好以下几项：
    1．建立健全、贯彻落实各项规章制度。
    2002年8月，我开始就职安理所行政主管工作，当时安理所建所时间不长，我仔细阅读了当时所里已制定的规章制度，并进行了全面的整合工作，凭借进入律所工作前积累的行政管理经验，从安理所的实际情况出发，对当时现有的规章制度进行了适当的调整。我认为维护一个律所的正常运转，必须要有一套可行的规章制度。在有章可循之后，就需要加强执行的力度，否则无论再好的规章制度，不进行有效的贯彻落实，都将会成为一纸空文。当然，在贯彻落实各种规章制度时，会经常感觉到，在执行的过程中会有很大的阻力，所以，树立起行政主管的威信在制度的执行过程中就显得尤为重要了。
    2.　充分发挥“大管家”的作用。
    所谓“管家”，就是既要事无巨细又要有统筹安排。在日常的行政管理工作中，事务性的工作繁多、庞杂，同时还要为律所的战略性发展与建设，以及建立与推广良好的律所形象出谋献策。如何协助合伙人安排适合岗位要求的专业人员，如何为律所求得优秀的人才，如何使所里现有的人力资源调配更优化，使每一个人发挥出最佳的工作水平，并为律所的工作人员创造更加良好的办公环境及人文环境是作为一名行政主管的首要任务；同时，为了律所的统一发展，要结合所里的现实情况向合伙人提出一些合理化的建议性的意见；平时还要注意收集、掌握来自律所内部各方面的信息，要善于根据新的情况适时调整相关的规章制度，充分发挥“管家”的作用，让合伙人摆脱琐碎工作的牵绊，能够有更多的精力投入到业务工作中。
    3.　加强学习，不断提高工作水平，注意自身形象，感染与带动大家共同进步。
　　法律行业是一个特殊的行业，律师这个群体更是一个特殊的群体，与这些有知识、有智慧、同时又是社会精英的律师们一起工作，更是需要我们有更好的协调与沟通能力，还需要我们不断地提高自己，以适应、配合律师的工作。在配合、辅助律师工作的同时，我想大家与我一样，一定也会从这些社会精英身上学到很多东西，如：认真、严谨的做事态度；敏捷、灵活的思维方式；敬业、团结的精神。如果我们能够把这些优点贯通到我们自己的行政工作中，我们的工作会更有成效，也会提升一个层次。行政工作本身是“无休止的与同仁打交道”，我认为行政主管的言行会对其他的同事有很大的影响作用，所以行政主管更应谨言、慎行，处处谦虚谨慎，戒骄戒躁，尊重同事，同时也会赢得他人的尊重，这种相互间的尊重相应的更会促进工作的正常开展。
    记者：表彰会上，我们听到了你的获奖感言，相信读者朋友们，特别是和你一样在行政主管岗位工作的朋友，更想听听你的从业感言。
    郭文汇：总结四年来的行政工作，虽不会直接给律所创造经济效益，所处理的问题也没有律师们处理的案件般重大，然而，就是这些点滴与琐碎的工作在律所的整体发展中起到了不可或缺的作用。我想所有的行政主管对自己所在的律所都有深厚的情感，在这里我要告诉大家的是：诚挚的情感就是一种影响力，会带动所有的律所成员共同努力，并建造一个良好的工作氛围，我认为这就是行政主管最核心的工作方向。
    在此，我很感激律协及司法局的各位领导能够给我们这些行政主管创造一个相互学习与交流的平台，让我们在联谊会这个大家庭中能多一些交流，并从中汲取优秀的养分，更进一步推进我们的工作，提高我们的能力。

特别搜索：北京市律师协会行政主管联谊会

王隽：2006年行政主管联谊会工作回放

    一、领导重视，率先成立。
    长期以来，律师事务所行政主管在行业内的地位没有得到应有的重视，作用没有得到有效的发挥，行业归属感较为欠缺。新一届协会的领导首先重视到了行政主管的重要作用，决定组建北京市律师事务所行政主管联谊会，并将其列为协会2006年度工作要点。
    律师事务所管理指导委员会接受任务以后，专门就行政主管联谊会的筹备和工作机制展开了细致深入的酝酿和讨论，决定根据全市律师事务所的分布状况，率先在朝阳、海淀、东城、西城四个城区开始试点，为今后在其他区县建立联谊会积累经验和提供借鉴。2006年2月23日，协会在首都律师网上发布 “北京市律师协会关于筹备成立律师事务所行政主管联谊会的通知”，得到了全市律师事务所行政主管的积极响应。报名的行政主管遍及东城区、西城区、朝阳区、海淀区、宣武区、丰台区、崇文区、石景山区、昌平区、大兴区、通州区等11个区，截至4月初，共有215名律师事务所行政主管报名参加联谊会。
    4月7日上午，北京市律师事务所行政主管联谊会成立大会在市司法局大楼九层报告厅隆重举行。来自全市律师事务所的193名行政主管参加了会议。
    北京市律师协会率先成立了行政主管联谊会，在我国是第一家，这与北京市律师协会在全国律师行业的地位是相称的，行政主管联谊会的成立必将会提高我市律师事务所行政管理水平，为律师事务所的规范管理也将起到一定的作用。
    二、引导得当，指导有方。
    北京市律师协会律师事务所管理指导委员会是行政主管联谊会的主管机构。在工作中，律师事务所管理指导委员会充分发挥了工作引导、业务指导作用：
    第一，充分发挥律师事务所管理指导委员会的作用，引导各区联谊会制定切实可行的工作计划，开展丰富多彩的活动，提高行政主管的工作能力，加强行政主管之间的交流与沟通。首先，要求各区行政主管召集人根据本区的实际情况制定工作计划；然后，根据律师行业发展状况，与各区召集人进行沟通，对各区工作进行统筹计划，有针对性地提出指导性意见。
    第二，充分发挥律师事务所管理指导委员会的作用，对各区行政主管联谊会的工作进行指导。
    各区行政主管联谊会成立以后，在召集人的带领下，以区为单位组织、开展了各种丰富多彩的活动。律师事务所管理指导委员会充分发挥其指导作用，对各项活动的组织安排提出了建设性意见，同时，行政主管联谊会每一次组织上报的活动，律师事务所管理指导委员会均派出主任或副主任参加，全程指导。保证每一次活动都能按照既定的目标完成，保证每一次活动都有收获。
    第三，充分发挥律师协会的平台作用，提高行政主管的理论水平和业务能力。
    律师事务所管理指导委员会根据年度工作计划及广大行政人员的要求，首次举办了以律师事务所的人力资源管理为主要内容的北专题培训。本市共有280多名律师事务所行政人员参加了该次培训。为使该次培训更有针对性，此前，律师事务所管理指导委员会及各区行政主管召集人专门召开了座谈会，向聘请的人力资源老师介绍了北京市律师事务所的现状以及目前律师事务所急需的人力资源方面的知识重点，并与老师一起确定该次培训的主要内容。通过该次活动不仅开拓了眼界、提高了业务水平，还激发了大家对有关律师事务所管理知识的学习兴趣。
    律师事务所管理指导委员会在组织“北京市律师事务所管理论坛”过程当中，向广大行政主管开放，引导行政主管能将自己在本职工作中获得的宝贵经验和心得体会整理成论文，积极参与到论坛的活动中来。据统计共有10名行政主管向本次论坛提交了论文，其中3位作为代表在论坛上作了主题发言，5位行政主管的论文入选了本次论坛的论文集。在名额有限的情况下，为行政主管预留了一定比例的参会名额，此次活动不但给行政主管一次展示自己工作成果的舞台，更重要的是通过本次论坛，更多的行政主管了解到了更先进的管理经验，为促进我市律师事务所的规范管理打下了坚实的基础。
    四、活动丰富，参与积极
    行政主管联谊会成立以后，各区联谊会开展了各种丰富多彩的活动。展现了行政主管们积极进取、思维活跃的特点。
    第一，活动丰富，参与面广。行政主管联谊会成立8个月以来，共组织大小活动十余次，参与人数达五百余人次。正是由于活动的丰富多彩，不断地吸引新的行政主管加入到这个队伍中来，据不完全统计，行政主管联谊会成立以后，又有100余名行政主管相继加入。
    第二，针对性强，效果显著。各区行政主管根据本区的情况和需求组织各项活动，针对性很强。每一次活动都经过精心的组织，取得了很好的效果。如：西城区联谊会组织本区会员研讨、编纂了《行政主管工作手册》，既是对本职工作的总结，又能给新入行的行政主管提供业务的指导，会员参与非常积极。现手册已经定稿，只等律管平台调试以后就可以印刷；海淀区联谊会组织了会员的登山活动，丰富了会员的业务生活，加强了会员间的交流，为相互间的学习打下了基础。东城区联谊会邀请了资深主管和软件开发公司进行了业务指导讲座，提高了会员的业务水平；朝阳区联谊会邀请律公科的领导进行了业务操作技能培训，提高了会员的业务操作技能等等。
    第三，形式多样，计划性强。各区行政主管联谊会按照年初制定的工作计划采取了不同形式的活动。如：座谈会、交流会、小型培训，外出郊游、舞蹈训练等等。在每次组织活动前，各区召集人都提前确定每次活动的目的、内容，并制定详尽的议程安排告知每一个会员，确保每一次活动都能达到预期的效果。
    五、多方协助、齐抓共管。
    一年来，各区行政主管联谊会取得了显著的成果，这与8位召集人辛苦的工作是分不开，他们的热情和无私感染着我们，在这里，我代表协会向他们表示感谢。另外，取得的这些成绩也与各区县司法局的大力协助分不开的，他们有的提供资金上的帮助、有的提供场地上的帮助，有人员、组织上的帮助。还有一些律师事务所，比如金诚同达律师事务所、大成律师事务所，他们也向行政主管联谊会提供了极大的帮助，在此，也向他们表示由衷的感谢。
行政主管联谊会的工作关系到一家律师事务所的规范发展，也关系到整个行业的整体形象。让我们共同努力，把这项工作做好，为北京律师行业的健康有序发展作出贡献。

彭雪峰：2007年行政主管联谊会工作要点

    第一，要做好本职工作。行政主管在律师事务所管理中发挥着重要的承上启下的作用。律师事务所内部管理措施得当，是律师事务所规范管理的基础，也是律师行业健康发展的前提。行政主管要正确认识做好本职工作的重要性，在做好本职工作的前提下，才能更好的完成联谊会的工作。
    第二，要制定详尽的工作计划。我们吸取上一年计划的制定和执行情况的经验,各区召集人要多动脑筋，集思广益，根据各区实际情况制定出切实可行的、有针对性的工作计划，按照工作计划有步骤地完成一年的工作。
    第三，活动要有特色。经过一年来的摸索，各区联谊会活动已经走上了正轨。我们今年的主要工作就是要搞出特色，各区要根据地域特点、人员组成的特点，在组织活动过程中摸索出自己的特色，形成本区独特的风格。
    第四，要加大宣传力度。从2006年的工作总结来看，我们行政主管联谊会的工作可以说搞得丰富多彩，但是，由于宣传的力度不够，造成行业内对联谊会的工作了解得不是很充分。今年我们要加大宣传力度，要让我们的工作得到广大律师的认可；要吸引更多的行政主管参与到活动中来，保证行政主管联谊会持续的发展下去。
    第五，要加强各区联谊会之间的横向联系。2006年各区联谊会都搞了不少的活动，有些活动非常有意义，对全体行政主管都很有教育和借鉴作用。今后，我们各区的活动争取要搞成开放式的，要加强横向联系和沟通，有特色的活动应该给其他区会员一部分参会名额，可以使资源共享，避免浪费；也能促进各区联谊会工作的积极展开。
    第六，要加强对行政主管的业务培训。2006年我们搞了一次大的培训，会员们的反映不一。今年我们将根据广大会员的不同需求，针对律师事务所的不同特点，搞两次不同类型的培训。希望大家能加自己的需要及时向协会反映，使协会的培训内容能够更贴近会员。同时也要求各区根据实际情况进行小规模业务技能的培训，提高整个行政主管联谊会的综合水平。
    第七，要请进来，走出去，学习先进的管理经验。我们不但要加强理论知识的学习，还要汲取先进的管理经验，今年，我们重点要学习国外律师事务所先进的管理经验，把他们请进来给我们讲课，我们也要走出去，去国外律所驻京办事处实地考察学习等等。
2006年是我们摸索前进的一年，2007年是我们打好基础的一年，在今年我们要共同努力，做好行政主管联谊会的基础工作，为行政主管联谊会更好的发展做好准备。

（本文刊载于《中国律师》2007年第4期，原标题为：《郭文汇：诚挚的情感就是一种影响力》）

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